闵行GMP认证对企业内部沟通效果有哪些评估？

【新手小林】 <

张老师，您好！我是刚来招商部的小林，今天想跟您请教个问题。我最近在看一家生物医药企业的GMP认证材料，里面提到内部沟通效果评估，但GMP认证不是主要查生产流程、文件记录这些硬指标吗？跟内部沟通有啥关系啊？我有点懵，是不是我想得太简单了？

【张专家（13年经验）】

哈哈，小林你这问题问得特别实在，我刚入行时也这么想，觉得GMP就是查本子、看设备，后来栽过跟头才明白——沟通这事儿，就像企业里的隐形血管，平时不显眼，堵了可要命。

让我先给你打个比方：一个企业要是内部沟通不畅，就像一辆四个轮子朝不同方向跑的车，就算发动机再好（设备再先进）、零件再精密（文件再规范），也跑不远。GMP认证检查官最怕啥？怕企业各吹各的号。比如生产部门发现一个批次的原料有点异常，要是没及时传给QA（质量保证），结果产品出厂了，这就是大问题。所以啊，沟通效果评估，其实是GMP里的安全阀，专门防这种内耗的。

【小林】

哦！这么一说好像有点明白了。那评估内部沟通效果，是不是就是看大家开会时有没有认真听、邮件回复及时不及时？我之前帮企业整理材料时，他们给了份会议纪要，说每周例会都开了，沟通良好，这就算达标了吗？

【张专家】

你这想法，我当年也犯过！刚工作时觉得开了会=沟通了，回复了邮件=沟通到位了，结果有一次陪企业迎接检查，检查官指着一份会议纪要问：这条‘讨论优化灭菌流程’，谁提的？为什么没形成行动项？谁负责跟进？什么时候完成？企业的人当场卡壳，最后被开了不符合项。

沟通效果评估哪是看有没有做，得看做得有没有效。我给你拆解几个维度，你记一下：

第一，信息传递的准确性。就像传话游戏，最后一个人说的话跟第一个人一样吗？比如SOP（标准操作规程）修订了，生产一线的工人是不是都知道改了哪几条？有没有人按旧版本操作？我之前遇到一家企业，新SOP要求每30分钟记录一次温湿度，但车间老员工习惯了每小时记一次，结果检查时发现数据不连续，问起来才说没看到修订邮件——这就是信息传递时漏了关键信息，比没传还糟糕。

第二，问题响应的及时性。生产线上出了问题，像设备突然停机原料纯度不达标，能不能在半小时内找到负责人？跨部门协作时，比如研发部要做一个新工艺验证，需不需要QA、生产部一起参与？要是邮件发出去三天没人回，或者开会时各部门互相踢皮球，那沟通就是瘫痪的。我见过一家企业，研发部做新工艺时没提前跟生产部沟通，结果试生产时发现设备参数不匹配，耽误了两个月，GMP认证也因此推迟。

第三，反馈机制的闭环性。这是行业内的小技巧，检查官特别喜欢看闭环。比如检查官提了个问题：这个偏差处理记录，为什么没写根本原因分析？企业回答已经补上了，还不够。得看谁提的问题→谁负责处理→怎么解决的→有没有验证效果→有没有预防措施——这一圈走下来，才算闭环。要是沟通里少了验证效果这一步，就像医生开了药，没问病人吃完好没好，能放心吗？

第四，员工理解的一致性。这个怎么测？我有个笨办法，但特管用：悄悄找不同部门的员工聊同一件事。比如问生产部QA审核的流程是啥，问QA你们审核时最看重生产部的什么，要是答案能对上，说明沟通到位；要是各说各的，那中间肯定断片了。我之前陪检查时，检查官就随机问了三个车间工人：如果发现原料包装破损，第一步该做啥？两个说先报告班长，一个说先拍照留证据——你看，连这种基础操作都没统一，沟通能算好吗？

【小林】

哇，张老师您这么一说，我好像知道从哪下手了！那这些评估维度，是不是要企业自己先做个沟通效果打分表？我们招商部门怎么帮他们准备呢？

【张专家】

打分表？哈哈，别搞形式主义！我见过一家企业，为了应付检查，做了份100分的沟通评估表，结果检查官问你们邮件平均回复时长是多少，答不上来；问上个月跨部门会议解决了多少实际问题，也说不出个所以然。检查官当场就说：形式主义的东西，不如不搞。

招商部门能做的，是当旁观者清的军师。我给你分享个实战步骤：

第一步，帮企业找痛点。别光看他们给的漂亮材料，去车间转转，听员工聊天。比如你去生产车间，听到员工说找QA签字要等三天，或者研发部发的通知看不懂，这都是痛点。我之前帮一家企业做沟通评估时，发现他们的偏差处理流程邮件要抄送5个部门，结果一个部门没收到，整个流程卡了半个月——后来建议他们改成钉钉审批+关键人电话提醒，效率立马提上来了。

第二步，看沟通工具用得对不对。现在很多企业用微信、钉钉办公，但有个潜规则：重要沟通必须留痕。比如SOP修订，不能只在微信群里说一句改了啊，得发正式邮件，抄送相关部门，并让接收人回复已阅。我见过一家企业，因为只在群里通知了原料供应商更换，结果采购部没看到，还是按旧供应商下单，差点原料断供——这就是工具用错了，微信群里闲聊可以，正式沟通必须邮件+系统留痕。

第三步，推跨部门沟通小机制。比如每月开个质量沟通会，让生产、QA、研发、采购的人都参加，专门讲上个月出了什么问题，怎么解决的，这月要注意什么。我之前带的企业，刚开始开会时各部门都各说各的，后来我建议他们搞问题认领制——生产部提的问题，必须由相关部门认领，下次会议汇报进展。慢慢的，大家就不互相推诿了，反而开始主动协作。

第四步，教企业应对检查的话术。检查官问你们怎么评估沟通效果？，别光说我们开了会，要说我们每周一开跨部门晨会，会后24小时内发会议纪要，明确行动项和责任人；每月统计邮件回复及时率，要求24小时内回复；每季度做一次员工访谈，了解沟通痛点，去年通过这个机制解决了3个跨部门协作问题——这样一说，检查官就知道你们是真在做，不是走过场。

【小林】

张老师，您刚才提到闭环管理，我好像有点印象，但具体怎么落地呢？能不能举个咱们闵行企业的例子？

【张专家】

当然！咱们闵行去年有一家做医疗器械的企业，就因为闭环管理做得好，检查官当场就夸了。他们有个案例：生产部发现一批次的注射器针管毛边有点多，按流程先填了《偏差报告》，邮件抄送给QA、工程部。QA收到后1小时内到现场确认，工程部2小时内排查出是模具磨损问题，当天就换了模具，生产部重新生产了这批次产品，QA做了全检，确认没问题后，把《偏差报告》更新为已关闭，还组织了全员培训，讲如何发现模具磨损的早期信号。

你看这一圈：发现问题→报告→确认→解决→验证→预防，每个环节都有记录，每个责任人都有签字，这就是闭环。检查官看的时候，重点看了三个地方：一是《偏差报告》的根本原因分析是不是具体（他们写的是模具使用超过5000次未更换，而不是笼统的设备问题）；二是纠正预防措施有没有落实（培训记录、模具更换周期表）；三是后续效果有没有验证（接下来3个月同类产品再没出现毛边问题）。

我当年也犯过错，有家企业出了偏差，只写了已解决，没写怎么解决的效果怎么样，结果检查官开了3个不符合项，整改了两个月才重新认证。所以啊，闭环不是口号，是实实在在的把问题从根上挖出来，再埋回去。

【小林】

那如果企业沟通评估得分低，我们招商部门能做些什么呢？直接让他们整改吗？会不会企业觉得我们多管闲事啊？

【张专家】

哈哈，小林你担心这个，说明你开始懂招商的分寸感了。招商不是管家，是伙伴。企业沟通不畅，很多时候不是不想改，是不知道怎么改。我们能做的，是搭桥+给资源。

比如，我手上有个闵行生物医药企业沟通案例库，里面有20家企业的沟通优化案例，比如某企业用‘看板管理’让生产进度一目了然某企业搞‘跨部门轮岗’让大家理解彼此难处，这些都能给企业当参考。还有，咱们闵行有生物医药产业联盟，每月组织沟通经验分享会，让做得好的企业讲讲怎么开高效会议、怎么跨部门协作，比我们说一百句都管用。

我之前遇到一家企业，研发部和生产部天天吵架，研发说生产不懂技术，生产说研发不接地气。我没直接批评他们，而是带他们去联盟里的标杆企业参观，看到人家的研发人员每周有2天在车间跟班，生产人员每月参加1次研发培训。回来后，那家企业的老板主动说：我们也这么干！后来两家部门合作顺畅多了，GMP认证一次就过了。

所以啊，别急着整改，先帮企业看到可能性。招商的终极目标，是让企业在闵行活得好、长得大，沟通评估只是个抓手，帮他们把内部机制理顺了，他们才能安心搞研发、搞生产，咱们闵行的产业生态才能更健康。

【小林】

张老师，听您说了这么多，我好像突然明白招商工作的意义了——不只是拉企业进来，更是帮他们站稳脚跟。那最后想问您，如果我刚接触这个，对企业沟通评估还是没把握，您有什么建议吗？

【张专家】

小林啊，别着急，我刚工作时连偏差报告和变更控制都分不清，还因为把供应商审计说成供应商检查，被企业经理委婉纠正过。成长嘛，都是从问傻问题开始的。

我给你三个小建议：

第一，多泡在企业里。别总坐在办公室看材料，去车间听听机器响，去食堂跟员工吃顿饭，他们吐槽的沟通难，往往就是GMP检查的雷区。我有个习惯，每次去企业，必问三个问题：最近有没有什么事让你觉得‘沟通起来特别费劲’？如果让你给公司提个沟通改进建议，你会说什么？你觉得哪个部门最难打交道？这些问题比问卷真实多了。

第二，多记反面案例。咱们闵行每年有几十家企业做GMP认证，有做得好的，也有栽跟头的。把那些因为沟通不畅导致认证失败的案例记下来，比如某企业因为QA和生产部对‘偏差严重性’判断不一致，导致整改不彻底，认证未通过，下次遇到类似企业，你就能提前提醒他们。

第三，多学行业术语。GMP认证里有很多行话，比如CAPA（纠正与预防措施）变更控制偏差管理，你得先搞懂这些术语，才能跟企业、跟检查官说得上话。我刚入行时，把GMP和GDP（国内生产总值）搞混了，闹了笑话，哈哈。

【小林】

谢谢张老师！今天跟您聊完，我感觉像开了窍，原来GMP认证里的沟通评估这么有讲究，也明白了招商工作不只是拉项目，更是服务企业。我会记住您说的泡企业、记案例、学术语，慢慢积累经验。不过有时候我还是会怕自己问的问题太傻，被企业笑话……

【张专家】

傻孩子，谁还没问过傻问题啊？我当年问过GMP认证是不是就是检查车间干不干净，被老同事笑了半年，但现在呢？他们遇到沟通评估的问题，还得来问我呢。

记住，招商工作就像种树：企业是树苗，咱们是园丁。你多浇一次水（多去企业调研），多施一次肥（多给资源支持），树苗才能长得直、长得壮。刚开始可能会浇错水施错肥，但只要用心，没有长不好的树。

小林，你现在的每一步，都是在帮闵行的企业少走弯路，是在为咱们区的生物医药产业添砖加瓦。别怕犯错，也别怕问问题，我们这些老招商都是你的后盾。遇到搞不懂的，随时来找我，咱们一起琢磨，一起把工作做好！加油啊！